Hoy en día todos nos encontramos abocados a la excelencia y dar lo mejor de nosotros en el trabajo que realizamos, pero ¿realmente estamos aportando para alcanzar la meta de la organización?   A primera vista podríamos decir un rotundo e innegable Sí, y es obvio que el trabajo individual que hacemos siempre se tomará como positivo aportando diariamente nuestro esfuerzo.

Los proyectos que afrontamos en la actualidad sin duda deben cumplir normas ambientales, éticas, de consumo,  deben ser socialmente responsables etc.  De igual forma nuestra organización también debe estar alineada con estos aportes positivos a la sociedad, pero ¿cuánto aportamos con cada proyecto a la sociedad, al cliente, a la empresa?  Sin duda vamos al principal responsable: al  Director de Proyecto que es quien debe darnos cualquier información y sustentarla sobre bases científicas.  Para el PMI (http://americalatina.pmi.org/) los directores de proyectos “…son personas organizadas, apasionadas y orientadas a las metas, que además entienden lo que los proyectos tienen en común, y su rol estratégico para que una organización aprenda, cambie, y tenga éxito.”  Los que trabajamos con proyectos estamos seguros que un buen director de proyecto debe tener siempre a mano la información que se le solicite.

Si queremos medir nuestra organización y tener algunos indicadores que nos digan “¿Cómo estamos?”, entonces debemos brindarle a los directores de proyectos las herramientas tecnológicas que le permitan planificar, controlar, gestionar, documentar, informar en tiempo real todo lo relacionado con sus proyectos. Si buscamos en internet podríamos encontrar una larga lista de “software de gestión de proyectos” algunos ya conocidos como Microsoft Project, Primavera, Wrike e Idinet, los dos últimos con excelente facultades para trabajar fácilmente con diagramas de Gantt, configurar hitos y tareas en ambiente web, con lo cual nuestros colaboradores podrán adaptarse y usarlos rápidamente.

Un pilar importante para poder medir logros son las Personas, debemos generar una cultura de aprendizaje y estar siempre dispuestos a aprender a utilizar herramientas intuitivas (por ejemplo: Idinet) para la gestión y administración de los proyectos donde muchos de los reportes ya los genera la herramienta al usarlo diariamente por parte de los colaboradores al captar los datos de costos, horas, ingresos, gastos, personal, tareas, etc. sin embargo todo ello no nos libera de idear y  generar  nuestros propios indicadores y reportes, adecuándolos según la actividad.

Los proyectos son dinámicos, su planificación se realiza algunas veces, mucho tiempo antes en condiciones diferentes en las cuales debe ser ejecutado, las variables económicas, ambientales, políticas y hasta las leyes pueden variar de un momento a otro, nuestro equipo de colaboradores debe estar preparado y nuestras herramientas tecnológicas deben ser flexibles para adaptarlas según el proyecto a las variables y ser eficientes en las mediciones con reportes oportunos que puedan informar a todos los niveles, pero sobre todo a la alta dirección con la información precisa para la toma de decisiones.

 La medición debe ser constante en los proyectos de la organización, debemos tomar el tiempo necesario para evaluar y analizar los resultados, pero es igual de importante realizar las acciones de mejora en base a la información que nos lleven a la eficiencia, ajustar costos, tiempos, mejorar productos y se traduzca en la satisfacción del cliente, fidelización, productos de calidad, reconocimiento, crecimiento y prosperidad de nuestra organización.