En momento como el actual, en el que prima la optimización del uso que las organizaciones realizan de los recursos de los que dispone, IDINET® facilita las herramientas necesarias para que la Dirección disponga del control total sobre la actividad en su organización.

IDINET® se trata de un entorno de trabajo colaborativo que maximiza el aprovechamiento de la información generada por el trabajo diario de los miembros de la organización. No sólo para la gestión diaria de la actividad, sino como fuente de información para la obtención de indicadores, cuentas de resultados y todo aquello que la organización puede necesitar para lograr un seguimiento adecuado y garantizar que las decisiones se toman con toda la información disponible.

La implantación de IDINET® en una organización implica un cambio en la cultura de la organización, ya que toda su actividad se puede modelar y parametrizar como un proyecto. No sólo los trabajos para nuestros clientes, sino que la propia gestión interna también es posible medirla y extraer conclusiones.

Se trata además de conseguir un mayor acercamiento a las normas de calidad, ya que IDINET® permite formalizar la actividad de la organización mediante procesos. Es el propio sistema el que determina, en base a una parametrización establecida previamente, cuándo deben participar los miembros de la organización en alguna de las actividades que se estén desarrollando.

La gestión de recursos humanos, la gestión de conocimiento, el control de inventario, la gestión de la I+D+i, o el seguimiento comercial, son algunas de las funcionalidades que IDINET® nos ofrece integradas dentro de un mismo sistema. Es esa combinación de información en una única plataforma la que, además de simplificar los procedimientos de la organización, también ofrece una gran potencia a la hora de conocer la salud de la gestión de la organización.

IDINET® combina la potencia de una herramienta de gestión integral con la orientación al desarrollo de la actividad de acuerdo a procesos. El desarrollo normal de las tareas diarias si se utiliza IDINET® supone el cumplimiento de los procesos establecidos por el sistema de gestión implantado en la organización.

Futuver le ofrece un equipo de consultores especializados para identificar los procesos de su organización, trasladarlos a IDINET® y conseguir que sea el sistema quien guíe la correcta ejecución de su sistema de gestión. En IDINET® no sólo se incorpora toda la documentación de su sistema de gestión, sino que los usuarios disponen de un sistema de ayuda que les facilita conocer de una forma rápida la acción que ejecuten en cada momento.

IDINET® permite implementar los principales procesos de su organización y facilita que los miembros de la organización tengan acceso a toda la información desde cualquier lugar en el que se encuentren. Un sistema de alertas requiere a cada persona su participación cuando así lo demandan los distintos flujos de ejecución establecidos por los procesos del sistema de gestión. Incuso aunque el responsable de dar continuidad a la ejecución de un proceso se encuentre fuera de las dependencias de la organización, va a tener la posibilidad de revisar la información relacionada con el mismo y dar continuidad a su desarrollo.

Ello supone una mayor agilidad sin perder la formalidad frente al sistema de gestión implantado en la organización.

IDINET® es un sistema que facilita el diseño, implantación y aseguramiento de un Sistema de calidad alineado con la ISO9001 eliminando la necesidad de mantener registros en papel y automatizando el cumplimiento de la normativa por toda la organización de una forma trasparente para los usuarios.

El sistema dispone de diferentes vías para registrar las evidencias exigidas por las entidades certificadoras: procesos, aprobación de documentos, históricos de versiones de documentación, comunicaciones internas, sistema de alertas, etc.

El correcto uso del sistema, permite que el cumplimiento de las normas se realice con la simple utilización del sistema. Algunas de las organizaciones que actualmente trabajan con IDINET® han conseguido la certificación en esta norma presentando únicamente el sistema.

Adicionalmente, AENOR ha avalado a IDINET® como sistema que ayuda al cumplimiento de calidad e innovación.

El proceso de gestión de la I+D+i de acuerdo a la norma UNE166002 ofrece un modelo de trabajo para sistematizar, planificar y controlar las actividades que se desarrollan en la organización.

Este modelo propone una serie de herramientas como son la creatividad, la vigilancia tecnológica o la selección de ideas, y exige un compromiso de la dirección con la definición de una política de I+D+i, la necesidad de un adecuado seguimiento de los proyectos, la protección de los resultados obtenidos y su posterior transferencia o comercialización.

Con IDINET®, cualquier organización que desarrolle actividades de I+D+i dispone de un entorno de trabajo colaborativo en el que su equipo de investigadores va a poder realizar una gestión eficiente de sus proyectos, y la propia organización va a disponer de las herramientas necesarias para controlar todo el proceso. Además, si así lo desea, IDINET® facilita la certificación sin papeles en la UNE166002. Son numerosas las organizaciones que así lo han logrado utilizando IDINET® como soporte para su sistema integrado de gestión de la I+D+i.

Un módulo específico, el de Gestión de I+D+i, complementa la versión estándar de IDINET® con algunas de las funcionalidades que facilitan las herramientas necesarias para formalizar y homogeneizar en la organización la vigilancia tecnológica, la selección de patentes y la gestión de patentes.

Como cualquier otro sistema de gestión integrado, la gestión de la innovación debe aplicar el principio de mejora continua, por lo que es necesario que la organización obtenga información que permita medir cómo se ejecutan los procesos que lo componen. IDINET® ofrece una serie de cuadros de mando y un módulo de reporting que permiten explotar la información que genera la actividad diaria y obtener así indicadores e informes de situación que permitan una adecuada toma de decisiones e implementar la mejora continua en la organización.

IDINET® permite la gestión integral de proyectos de la organización, internos y externos, tanto los de ejecución de proyectos para clientes como proyectos de investigación, así como los de gestión interna. Esto implica que toda la actividad de la organización, puede planificarse de forma centralizada en el sistema.

¿Cómo se plasma la gestión integral de proyectos/servicios en IDINET®?

• Gestión INTEGRAL de Proyectos: Cada Proyecto contiene toda la información sobre los objetivos, seguimiento, datos económicos asociados tanto en compras como en costes/hora, estados de los procesos, personal asignado, Biblioteca de Documentación, planning…
• Gestión centralizada de la información_Gestión Documental
• Información actualizada en tiempo real: IDINET® facilita la visualización de la comparativa entre la planificación realizada y la realidad de una forma visual, así como un resumen de la dedicación real de cada uno de los miembros del equipo.
• Cartera de proyectos: la metodología de trabajo que IDINET® ofrece, facilita la elaboración de ofertas y el seguimiento de las mismas hasta su aceptación, incluyendo revisiones, cambios y modificaciones.
• Seguridad en el acceso a los datos: IDINET® reconoce al usuario conectado por los datos introducidos al iniciar la sesión en Windows lo que permite tener trazabilidad de los cambios realizados y el momento de su realización.
  IDINET® dispone de un nivel superior de permisos que permite definir el acceso a determinadas funcionalidades e información del sistema.
• Gestión de servicios: IDINET® dispone de una gestión para aquellos proyectos de menor entidad mediante lo que se conoce como Servicios.
• Imputación de horas (partes de trabajo): el sistema permite automatizar el control de dedicación a las diferentes actividades del personal mediante la gestión de imputación de horas diarias. Es posible configurar IDINET® para que el usuario introduzca su dedicación diaria.
• Cierre de proyecto: IDINET® dispone de un proceso de cierre de proyecto que permite formalizar las tareas de finalización de los proyectos o servicios: revisión por parte del jefe de proyecto, redacción de las lecciones aprendidas, control de calidad, control de la facturación, revisión por parte de la dirección, etc.
• Proyectos vinculados: IDINET® incorpora la figura de proyecto matriz y proyecto vinculado, lo que permite relacionar un proyecto con otro que se considera matriz.
• Buenas prácticas en gestión de proyectos: IDINET® incorpora diversas funcionalidades que alinean la herramienta con las principales normas de calidad como ISO-9001, pero también con PMBOK, un estándar reconocido a nivel mundial para la gestión de proyectos.

IDINET® dispone de un potente gestor documental que permite dar amplia cobertura a las necesidades de la organización mediante una serie de funcionalidades adicionales que aportan un alto valor añadido.

La gestión documental de IDINET® se encuentra presente en toda la herramienta. Cada proyecto dispone de varias bibliotecas documentales y es posible la vinculación de documentos a cuentas, contactos, ingresos, gastos, personal, etc. Adicionalmente, también permite la gestión documental global de la organización (plantillas, hemeroteca, etc.) y la creación de nuevas bibliotecas documentales para dar respuesta a necesidades concretas: listados de información, galerías de imágenes, bibliotecas de documentación, etc.

La necesidad de innovar y sumar esfuerzos en las organizaciones, ha desarrollado un nuevo modelo de gestión. Surge por tanto, un diseño organizacional basado en unidades dispersas que se interconectan por medio de un núcleo coordinador, constituyendo la base estructural de las organizaciones del Siglo XXI.

Este nuevo modelo, demanda crear un punto de encuentro que permita a los participantes estar interconectados y que rompa las barreras que frenan el crecimiento. IDINET®, gracias a su tipología web y su arquitectura interna basada en el trabajo colaborativo, se convierte en la herramienta ideal para este tipo de modelo de gestión.

¿Cómo trabajamos en Red con IDINET®?

• Definiendo procedimientos únicos para toda la organización: su estructura basada en procesos le permitirá tomar decisiones desde cualquier lugar, conocer en qué punto se encuentran los procedimientos y de quién depende la aprobación.
• Construyendo equipos más innovadores: la óptima gestión de las competencias, la velocidad de acceso al conocimiento gracias a las bibliotecas de documentación, hará que la innovación fluya, sin parcelar este importante aspecto en centros o grupos de trabajo, y al mismo tiempo ésta se preserve en la organización.
• Construyendo vínculos: gracias a los foros de debate, al sistema de alertas, a los espacios internos de comunicación, las distancias se acortan en torno a IDINET®.
• Ganando en efectividad: centralizando la gestión, teniendo al alcance y desde cualquier lugar toda la información necesaria para tomar decisiones (visión global de los proyectos, su cuenta de resultados, estado de las tareas, cuadros de mando en tiempo real...)

IDINET® permite a las organizaciones gestionar de forma integral los Proyectos en el marco del Programa H2020. El sistema permite planificar las tareas del equipo, gestionar gastos e ingresos, centralizar documentos, generar informes en base a la información almacenada, gestionar contactos, etc., tomando decisiones en tiempo real y desde cualquier lugar:

• Gestión Integral de Proyectos
• Gestión del Conocimiento
• Gestión del la Comunicación
• Gestión Documental
• Cuadros de Mando
• Gestión de Recursos: Humanos, Materiales y Comerciales
• Sistematización de Procesos

IDINET es un sistema orientado a facilitar la labor del Coordinador del Proyecto H2020

• Acceso al Sistema de Gestión a través de la Web Pública del Proyecto, integrada con Idinet. De esta forma se cuenta con un único punto de acceso a toda la información.
• Clara distinción entre zona informativa y zona privada de gestión.
• Idinet está diseñado para garantizar la Seguridad de la Información y las Comunicaciones del Proyecto
• La aplicación está disponible en varios idiomas: Castellano, Inglés, Portugués y Rumano