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5 consejos para aprovechar la Gestión Documental

El concepto de software de gestión documental surgió hace más de dos décadas, y poco a poco ha ido ganando terreno en las organizaciones, sobre todo en la Administración Pública y las grandes empresas. En estos entornos el coste asociado a la gestión de la documentación y su contenido es tan alto, que pocos se atreven a cuestionar su conveniencia.

En el mundo de las Pymes se suele asociar la gestión documental a la famosa "oficina sin papeles" o al escaneado de documentos, y no se suele contar con visión estratégica para gestionar este punto tan importante de la empresa.

Gestión DocumentalLo primero de todo, conviene reflexiona ¿la gestión documental es algo nuevo para la Pyme? Evidentemente no; pensemos en un despacho de abogados, en una empresa de ingeniería o un despacho de arquitectos... en estos sectores, los documentos son elementos clave del negocio, y gran parte del tiempo de trabajo se invierte en buscar, crear, editar, firmar o trasladar documentación. La gestión de la documentación y la información que contiene supone por tanto no solamente un coste, sino una actividad estratégica que conviene optimizar para que el trabajo sea más rápido, eficiente y rentable.

Una vez definida la necesidad de mejorar la gestión documental a través de la utilización de una herramienta de gestión, conviene seguir los siguientes consejos para su implantación:

  1. Buscar un Sistema de Gestión Documental con una alta capacidad de integración con el resto de sistemas de gestión ( ERP´s, aplicaciones CAD, etc.). Cuanto más integrado esté el sistema mayores serán los incrementos de productividad asociados al aprovechamiento de información común, o a evitar la repetición de tareas en la gestión de la información.
  2. Elegir un sistema fácil de utilizar, con el fin de implicar a los usuarios desde el momento cero de la implantación, y ahorrar en costes de formación necesaria para el uso del sistema.
  3. Contar con un sistema que permita el trabajo colaborativo y el acceso deslocalizado, pues la movilidad está impactando de forma muy profunda en la forma en la que las Pymes crean y gestionan documentación.
  4. Tener en cuenta que el sistema debe reflejar los procesos internos de generación y tratamiento de documentación. Es muy conveniente que podamos configurar los procesos de trabajo asociados a la manipulación de documentos, y contar con una trazabilidad de la documentación a medida que se va generando y procesando.
  5. Sin embargo, y lo que es más importante, no se debe perder de vista que la tecnología en sí misma no va a resolver nuestros problemas por arte de magia, por lo que es necesario contar con el asesoramiento de un Partner experto en este tipo de proyectos, que nos ayude a alinear la gestión documental con la estrategia y los procesos en los que se apoya, e integrarlo con el resto de sistemas de información.

Gestión DocumentalIdinet no solamente incorpora los puntos anteriores, sino que al basarse en la tecnología Sharepoint de Microsoft, permite la indexación de la documentación y la búsqueda a través de un motor de búsqueda, el control de versiones para el trabajo colaborativo, la integración de la documentación con ERP´s y la gestión segura de toda la información.

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Valentín Tijeras

Director Corporativo de I+D+i y de Operaciones del GRUPO COSENTINO

Después de valorar diferentes Sistemas Integrales de Gestión, optamos por IDINET® del Grupo FUTUVER, por su experiencia en la Gestión de Proyectos e I+D+i, Modernización Integral de las Organizaciones, y por su comprensión hacia nuestras necesidades específicas

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Francisco de Luna

Coordinador adjunto de la Plataforma Nacional de Biobancos

Idinet nos permite esta gestión global del trabajo, optimizando el desarrollo de los diferentes programas de la Plataforma, la seguridad y la gestión de la información, base del conocimiento, su confidencialidad y el acceso a datos globales que nos facilita adoptar decisiones estratégicas acertadas, sobre la base de una visión integral

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